Můj typický pracovní den v novozélandské vládě – Díl 2/2

Pokračování minulého příspěvku:

Po obědě nastává pracovně více různorodá část dne. Jako správcům archivu a informací jako takových nám chodí spousta požadavků od kolegů napříč celým ECanem, kteří potřebují najít nějaký dokument a nedaří se jim, potřebují nastavit oprávnění k prohlížení různých složek, potřebují se podívat na staré mapy, které ještě nejsou digitalizované a tak dále. Pošlou nám systémem požadavek a ten pak řeším. Někdy je to jednoduché, někdy složitější. Když třeba nějaký občan Christchurch žádá o povolení vyvrtat si na pozemku studnu, ECan to musí schválit. Některé zemědělské oblasti v Canterbury mají podzemní vody nedostatek a tak se každá taková žádost posuzuje velice individuálně. Úředníci tu úzce spolupracují s vědci, od kterých získávají data o aktuálním počtu odběru vody v okolí nebo třeba o tom jak se v průběhu let odběr vody změnil. K tomu se často potřebují podívat i do materiálů starých třeba 50 let (což je pro Novozélanďany taková prehistorie), které z kapacitních důvodů nejsou elektronické. Komunikuji se společností Recall, která nám ve svých speciálních halách odolných hurikánu, ohni i povodni skladuje za nemalé peníze fyzické dokumenty a objednávám podle našich speciálních zkratek dokumenty, které zrovna potřebuji.

 

Když vyřídím všechny požadavky ostatních kolegů z ECanu, tak už je čas abych oběhla celou budovu a roznosila některé dokumenty, které přišly ráno poštou k rukám určitých lidí. Také vezmu dolů pošťákovi odchozí poštu, kterou celý den na naše oddělení ostatní zaměstnanci nosili. Mám to hrozně ráda. Hezky se protáhnu, s každým prohodím pár slov, vždycky mě to nabije. Přesně při tomhle odpoledním roznášení pošty jsem získala velkou spoustu přátel a dozvěděla se pokaždé hromadu zajímavých věcí. 

 

Zdánlivá nuda…

Pak nastává poslední část dne, kdy pracuji na svém speciálním projektu. Jelikož se bude prodávat starý sklad dokumentů, který je dál za Christchurch a finančně se nevyplatí, dostala jsem za úkol zbavit se tisíců krabic s dokumenty, které tam stále jsou. Když píšu zbavit, tak si nepředstavujte, že je jednoduše skartuji.  U každého listu papíru, který v krabici je se musím podívat do systému, jestli existuje v elektronické podobě. Většinou neexistovaly. Spousta z těch dokumentů byly důležité, jednalo se například o diáře členů zastupitelstva, které je ze zákona nutné archivovat a tedy i digitalizovat, spousta z nich byly jen kopie, nečitelné čmáranice, malůvky z nudného meetingu nebo třeba letáky. Teprve to, co je v systému se může poslat na skartaci (opět do externí firmy).

Tento projekt je náročný, je to hodně o hledání a kontrole. Ale zase mě hodně posouvá, protože na něm pracuji se svou nadřízenou Denise a Denise je prostě taková má hrdinka. Je ztělesněním silné ženy – manažerky v tom nejlepším slova smyslu. Je srdečná, laskavá a pečující a na druhou stranu práce pod jejím vedením je vždy odevzdaná kvalitně a včas. Takových žen – manažerek má ECan spoustu.

 

Nejen já chodím do práce ráda

Jsem ponořená v dokumentech, hledám v systému, baví mě to a ani si neuvědomuji, že mě moji kolegové zdraví. Ve čtyři odpoledne mi Denise položí ruku na rameno a říká mi, ať už jdu taky domů. Přesně tak. Na Novém Zélandu si lidé váží hodnot jako je rodina, duševní zdraví, odpočinek. Takže na nějaké přesčasy tu není nikdo zvědavý. Během pracovního dne se člověk věnuje stoprocentně práci, ale jakmile pracovní den skončí, zavře za prací dveře. A víte co? Funguje to! Lidé tu chodí do práce rádi, když pracují, tak opravdu pracují a do práce dávají všechno. 

 

A tak jdu i já domů. Těším se na procházku odpoledním městem, těším se na Vikyho, těším se na spolubydlící, těším se na další den v práci. Každý den je tu báječně. Jsem za to všechno tak moc šťastná.

 

PS: Jestli jsem vás popisem mé fantastické práce v Christchurch na Novém Zélandu motivovala natolik, že byste pro ECan chtěli taky pracovat, tak vás sem přidám i odkaz a jeho kariérní stránky. Stále shání schopné lidi do všech možných týmů. Mrkněte zde:

 

https://ecan.elmotalent.co.nz/careers/vacancies/jobs

 

Pro další inspiraci si přečtěte i další články na Blogu nebo se začtěte do mé jedinečné knížky Nebojte se zářit!

Můj typický pracovní den v novozélandské vládě – Díl 1/2

V tomto článku se vám pokusím popsat z mého pohledu jak vypadal takový můj obyčejný pracovní den v krajském úřadu pro životní prostředí Environment Canterbury. (Kdybyste se chtěli podívat co to vlastně Environment Canterbury je za instituci, podívejte se na webové stránky www.ecan.govt.nz ) . Konkrétně si budete moci přečíst jak fajn bylo pracovat v zahraničí a budete moci třeba i srovnat váš normální den ve vaší práci. Tak jdeme na to!

Můj den začíná budíčkem v 6:30. Do práce to mám asi čtyři kilometry a protože za A) se mi nechce půl hodiny kroužit okolo budovy a hledat parkovací místo abych stejně nakonec zaparkovala dva kilometry od práce a za B) Nový Zéland vás prostě pohltí zdravým životním stylem ať chcete nebo nechcete, tak chodím každý den pěšky. Miluju to. Cestou do práce si užívám východ slunce, který je tady v Christchurch famózní. Do práce se každý den hrozně těším. Těším se na své kolegy a kolegyně, na výbornou kávu, na samotnou práci, protože mě strašně baví a na to, co nového se stane, protože každý den se děje něco zajímavého.

Přicházím do budovy, odemknu si kartou hlavní dveře. Zamířím k recepci, kde už je recepční Bronwyn, pozdravíme se, prohodíme pár milých slov o tom jak se nám daří a jdu si přivolat výtah. Někdy jdu po schodech pěšky. Občas mi ráno náš hlavní šéf CEO Bill Bayfield galantně podrží dveře, tak se spolu vždycky hezky srdečně pozdravíme. Původní budova Environment Canterbury byla silně poškozena při devastujícím zemětřesení v roce 2011 a protože se jednalo o jednu ze zásadních institucí, tak se dočkala nové krásné budovy mezi prvními. Budova je to nádherná. Je prosklená, vzdušná a světlá. Jen Bill Bayfield má svou kancelář, jinak tu všichni pracujeme v jednom velkém open office. Všechna čtyři patra jsou navzájem propojená a každé má jinou barvu podlahy. 

Takže vyjedu výtahem nebo vyšlapu do posledního čtvrtého patra, kde sídlí mimo jiné i mé oddělení informačního managementu. Sídlí tu i oddělení správy budovy a velké oddělení, které se stará o hromadnou dopravu v Canterbury. Uprostřed patra je otevřená kuchyňka pro zaměstnance, kde je k dispozici káva, čaje a různé další nápoje jako třeba chai chai nebo horká čokoláda. Na stole v kuchyňce je téměř každý den nějaká dobrota od jiných zaměstnanců, kteří třeba zrovna slaví ten den pracovní výročí, narozeniny, úspěch nebo prostě jen chtějí ostatním udělat radost a upečou něco dobrého. U svého stolu bývám tak čtvrt hodiny před osmou, kdy začínám. Strašně ráda tu jsem dřív, abych si v klidu zapnula počítač, odstrojila se, udělala si kafe a popovídala s kolegy.

 

Teď už k práci

V osm jdu dolů na recepci pro příchozí poštu. I když lze veškerou komunikaci s úřadem řešit elektronicky, fyzické pošty je stále velký pytel každé ráno. Pytel zanesu do “podatelny”, kde si jeho obsah pěkně vysypu na stůl a začnu třídit jeho adresáty. Každý dokument, který fyzicky i elektronicky ECan obdrží se musí jednak dostat ke konkrétní osobě, která ho bude řešit a pak musí být také digitalizován do archivu. Na každý dokument dám razítko se dnem přijetí a jeho číslem v elektronické databázi, které teprve musím vytvořit. Protože při devastujících zemětřeseních v letech 2010 a 2011 byla poškozena nebo zničena velká spousta důležitých dokumentů, politikou ECanu je od té doby digitalizovat vše.

Když mám všechnu příchozí poštu roztříděnou, tak si ji vezmu ke stolu a začnu vytvářet ve virtuální knihovně jednotlivé dokumenty. Co fyzická položka to virtuální položka. Během let oddělení informačního managementu vytvořilo geniální systém na to jak jednotlivé dokumenty vytvářet, třídit do kategorií a přidávat k nim metadata, klíčová slova a tak dále. Každý dokument musí být vyhledatelný tím správným člověkem a být skrytý pro ostatní. Musí mu být také nastaveno správné workflow, aby adresáti věděli, že na něm mají začít pracovat. Je to mravenčí práce se zkratkami, dlouhými čísly, klíčovými slovy, složkami a daty. Člověk musí být hodně pečlivý, aby se nikde neuklikl nebo nenapsal něco špatně. V takovém případě by se už dokument v elektronické podobě nepodařilo dohledat, což by byl obrovský problém.

 

Tea Time prostě musí být

Striktně se tu dodržuje tzv. TEA TIME, desetiminutová pauza v deset dopoledne. Všichni z našeho oddělení ( je nás celkem dvanáct) si jdeme společně udělat další kafe nebo čaj do kuchyňky a sedneme si u stolu. Deset minut si poklábosíme, pozapomeneme na práci, zasmějeme se různým historkám a jdeme dál. V týmu máme třeba Gay Gibson, maminku jednoho z nejlepších hráčů světoznámého rugbyového týmu All Blacks všech dob, Daryla Gibsona. O super historky není nikdy nouze.

Zhruba do oběda mám zaevidované a nastavené elektronické soubory ke každému dokumentu a jdu je všechny po jednom naskenovat. Vzhledem k tomu, že máme skvělé kopírky, musím jen odstranit případné svorky a sponky a můžu naskenovat všechno naráz. Ke každému elektronickému souboru musím dát ještě barevný sken jeho originálu. Pak si v počítači všechny skeny upravím, přesvědčím se, že nejsou vzhůru nohama nebo špatně naskenované a přiřadím je k dané položce v digitálním archivu. Některé papírové originály pak označím podle dne, dám do krabice a tu odešlu do externí firmy, od které si pronajímáme speciální sklady na uchovávání záznamů. Některé dokumenty nemusí být archivovány v papírové podobě a tak si je připravím do takových přihrádek abych je později roznosila kolegům po celé budově. Přitom se také starám i o email, kam chodí důležitá pošta od obyvatel elektronicky a je jí také potřeba přetřídit a zadat do archivu. Tady je to ale podstatně jednodušší, protože nemusím nic skenovat.

Už bude 12 a já mám hotovo. Na oběd si jdu buď něco k jídlu koupit do kantýny, kde si ke mě vždycky někdo sedne a poznávám tak další lidi. Nebo si s kolegy sedneme do křesel k prosklené stěně, ze které je nádherný výhled na Christchurch a dáme si něco z domu. Nebo se jdu projít po okolí a trochu se vyvětrat. 

Krajina Canterbury

O takhle nádhernou krajinu se ECan stará. Na snímku je tzv. copánková řeka Waimakariri. Foto je ze stránek www.ecan.govt.nz

Pokračování příště … 🙂